AUTOMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE PROVEEDORES

Los proveedores son uno de los stakeholders más importantes para la empresa. Está claro que sin ellos no podemos mantener continua la cadena de distribución de los productos o, en su caso, de los servicios que ofrecemos a nuestros clientes.

Sin embargo, en muchas ocasiones, la gestión de todo lo relativo a los proveedores se vuelve ardua. Hablamos de aspectos como:

• Realización rápida de pedidos.
• Comunicación ágil con ellos.
• Resolución de problemas.
• En caso de disponer de varios proveedores, la posibilidad de categorizar y organizar correctamente la información de cada uno de ellos para que, cuando llegue el momento, podamos disponer de ella en cuestión de segundos.

AUTOMATIZACIÓN PARA LA GESTIÓN DE LOS PROVEEDORES

La automatización es clave aquí. Si conseguimos automatizar correctamente todas estas operaciones relacionadas con nuestros proveedores, la empresa logrará ahorrar tiempo, esfuerzos y recursos.

Veamos dos de los aspectos clave que debemos tener en cuenta cuando decidamos automatizar las gestiones con nuestros proveedores.

En primer lugar, cabe destacar la automatización en relación con los procesos que se llevan a cabo durante la fase de suministro de la que los proveedores son protagonistas. Es decir:

• La empresa detecta una necesidad.
• La empresa selecciona a uno o varios proveedores.
• La empresa contacta con los proveedores seleccionados y realiza la compra.
• Los proveedores envían a la empresa los productos comprados.

¿Cómo puede la automatización contribuir en esta fase?

• Evitando extravíos. Cuando los procesos están automatizados, es mucho más sencillo seguir el rastro de cualquier producto enviado.
• Cumpliendo los plazos y tiempos acordados. El ejemplo más claro es el del período de entrega desde que se realiza la compra.
• Estableciendo vías de contacto y de comunicación entre empresa y proveedores. Bien sea a través de teléfono, e-mail, chat u otro canal.
• Posibilitando y facilitando las devoluciones. Bien sea porque algún producto ha llegado defectuoso, bien porque la empresa finalmente no lo necesita. Gestionar una devolución a través de la automatización es mucho más sencillo y rápido.
• Gestionando correctamente los stocks. Esto depende principalmente del proveedor, pero es un aspecto que la empresa no puede ignorar. Contar con un producto y no disponer de él en la fecha seleccionada puede ser, en muchas ocasiones, nefasto.

LA GESTIÓN AUTOMATIZADA DE LA DOCUMENTACIÓN DE LOS PROVEEDORES

Por otro lado, además de todo lo relativo a los procesos en los que los propios proveedores intervienen, también nos encontramos con la automatización en una sola dirección. Es decir, donde solo la empresa la utiliza.

Algunos ejemplos de ello los encontramos en:

• Toma de decisiones. Principalmente a la hora de seleccionar a un proveedor determinado, será de gran ayuda contar con un sistema de automatización que nos permita encontrar el perfil más adecuado en una gran base de datos.
• El registro de facturas, albaranes, órdenes de compra y cualquier otro documento de carácter fiscal o mercantil. Para ello, es necesario que la empresa tenga en formato digital y con posibilidad de volcado toda documentación de sus proveedores: CIF, dirección fiscal, listado de productos que distribuye, precios, etc.
• Firma de contratos y otros documentos formales que requieran firma electrónica, certificado digital o cualquier otro registro fiable de identidad.

Como hemos visto, es posible automatizar la gestión de proveedores y no solo eso, sino que también contribuye a gestionar adecuadamente el tiempo de la empresa.

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