CÓMO REDUCIR AHORA LOS GASTOS EN LA OFICINA
Los pequeños gestos llegan a mover montañas y en este sentido se pueden hacer muchas cosas para ahorrar en recursos con el mínimo esfuerzo. Tan sólo hay que proponérselo y sobre todo analizar previamente cuál es la realidad para luego implementar mejoras. Para ello, y antes de comenzar ha de tenerse en cuenta un dato: la digitalización supone ya una reducción de costes que oscila entre el 5 y el 20 por ciento del volumen de negocio.
Con esta premisa no cabe duda que una de las primeras cuestiones que hay que acometer es apostar por automatizar procesos, como el de facturación. (Idea:1). Los ahorros son notables al pasar a dejar de utilizar el papel y usar este tipo de soluciones.
Las cifras hablan por sí mismas ya que las compañías que han empleado aplicaciones de facturación o contabilización automática de facturas han alcanzado un ahorro de costes entre el 60% y el 80%, en comparación con los tradicionales procesos en papel. Las diferencias entre facturar usando papel y hacerlo por medio de un software acreditado son notables.
Por otro lado, hay que echar la vista al parque de impresión al efecto de saber qué acciones son las más convenientes de realizar. En este sentido ya es posible saber quién, cuándo y cómo se imprime, incluso en remoto, ya que hay en el mercado tecnología que permiten un mayor control, pudiendo reducir fácilmente entre el 10 y el 30 por ciento del gasto (Idea: 2).
GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE, IMPRESCINDIBLE PARA REDUCIR GASTOS
Reciclar, imprimir en el modo borrador, elegir bien el modelo de impresora en función a las necesidades de su negocio ahora, son algunas de las opciones a barajar. Pero ante todo hay que controlar el gasto que se hace del papel y optimizar su consumo, para ello los servicios documentales gestionados son de gran ayuda.
Precisamente reducir gastos también implica hablar de productividad y en este sentido la gestión documental inteligente es una gran aliada en este campo (Idea:3), ya que facilita la búsqueda de información y optimiza el tiempo otorgando a las empresas una mayor rapidez en su capacidad de respuesta, ganando con ello en eficacia.
Tenga en cuenta que un empleado invierte de media entre el 20% y el 36% de su jornada en buscar y recuperar información clave, dedicando hasta 1,8 horas de media al día a estas labores.
En este sentido, el nuevo puesto de trabajo digital requiere ya de soluciones sencillas, facilitando por ejemplo la movilidad y por tanto, el acceso de sus documentos desde cualquier dispositivo pero también mejorando los procesos gracias a la automatización de los mismos, reduciendo, además, el espacio de almacenamiento y ganando en seguridad.
Recuerda que además de reducir costes, la digitalización te ayuda a aumentar los ingresos, mejorar la experiencia de cliente, ser más eficientes. Conseguir estos beneficios obliga ya a las compañías a:
- Evaluar procesos y tecnología
- Encontrar socios adecuados para la gestión del cambio
- Preparar a la fuerza laboral para la transformación
Ser digital no es más la integración de la tecnología en todas las fases de negocio ¿Comenzamos?
