La gestión documental, también es conocida como administración de documentos o gestión de contenido empresarial (ECM). Nos referimos a ella como un conjunto de procesos y técnicas que son utilizadas para capturar, almacenar, organizar, gestionar y recuperar documentos y archivos en una organización.
El objetivo principal de la gestión documental es facilitar un acceso rápido y seguro a la información considerada relevante, mejorar la eficiencia operativa y garantizar el cumplimiento de las normativas y políticas.
Software gestión documental
En la actualidad existen una gran variedad de software de gestión documental, cada uno cuenta con unas características y funcionalidades diferentes. A continuación, exponemos algunos de los softwares más populares:
- Microsoft SharePoint: Esta plataforma de colaboración y gestión de documentos ha sido desarrollada por Microsoft. Entre sus funciones están las de almacenar, organizar y compartir documentos. Incluye otras funciones de flujo de trabajo, gestión de permisos y búsqueda avanzada.
- Alfresco: Esta plataforma empresarial de código abierto permite gestionar documentos. Proporciona funciones de gestión de documentos, control de versiones, flujo de trabajo, búsqueda y gestión de permisos.
- DocuWare: Esta solución de gestión de documentos en la nube permite capturar, almacenar y gestionar documentos digitales y en papel.
Gestión documental empresas
La gestión documental es una parte fundamental de las empresas para administrar de forma eficiente la información y los documentos generados durante las operaciones comerciales. Algunos de los beneficios que puede obtener las empresas con la gestión documental son:
- Organización y almacenamiento eficiente: Permitiendo organizar y almacenar los documentos de una forma estructurada y accesible. Facilitando la recuperación y la búsqueda de información relevante.
- Reducción del espacio físico: Gracias a la digitalización de los documentos y a su almacenamiento electrónico, las empresas pueden reducir la dependencia a los archivos físicos y a los espacios de almacenamiento, lo que permite un ahorro del espacio.
Mayor seguridad y protección de la información: Permitiendo establecer niveles de acceso y permisos para proteger la información confidencial y sensible. Además, cuentan con medidas de seguridad avanzadas para garantizar la disponibilidad de los documentos.
